Se você é um microempreendedor ou um prestador de serviços, deve aprender como emitir Nota Fiscal Eletrônica, pois ela facilita as transações realizadas via internet. A emissão de notas fiscais é obrigatória para quem realiza qualquer venda ou presta algum serviço.
Esse documento assegura que o empreendedor esteja trabalhando de forma legal e recolhendo os seus tributos. Ao mesmo tempo, o cliente também tem garantias perante a compra ou prestação de serviço.
A ideia de emitir uma nota fiscal eletrônica pode parecer muito complexa, mas seguindo algumas dicas e cuidados será possível vender produtos dentro da lei. Confira qual a importância desse documento para o seu negócio, como emiti-lo e quais são os erros mais comuns!
Para começar, devemos explicar o que é uma Nota Fiscal de Serviço (NFS). A nota fiscal é um documento emitido por empresas, microempreendedores e prestadores de serviços no município cujo CNPJ da marca está sediada.
As notas fiscais reúnem informações referentes a quem está prestando um serviço ou vendendo um produto. São inseridos os dados do cliente, a descrição e o valor do serviço para que possa ser realizado o lançamento de impostos.
As notas fiscais podem ser físicas ou eletrônicas e precisam seguir um padrão para que não incidam multas de órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.
A importância de emitir notas fiscais eletrônicas vai além de estar por dentro da lei. Ao não emiti-las, o empreendedor mostra para o cliente que não está levando o seu negócio com seriedade. Além disso, a nota fiscal também auxilia na verificação de créditos e na captação de recursos para a abertura de uma conta jurídica no banco, por exemplo.
Esse documento em seu formato eletrônico facilita a troca de informações com órgãos fiscalizadores e quem mais precisar desse tipo de informação.
Com a ajuda de alguma plataforma ou sistema de gerenciamento de notas fiscais, você também poderá organizar e planejar ações futuras e manter dados atualizados sem precisar buscar notas fiscais antigas em gavetas ou caixas de papéis.
Para emitir uma nota fiscal eletrônica dentro da lei, é preciso seguir algumas regras. Essa modalidade surgiu como uma opção eficaz para a fiscalização do governo, e emissão e manuseio pelas empresas, modernizando e agrupando os bancos de dados.
Alguns empreendedores ficam inseguros nesse processo, mas com as informações certas, é possível simplificar essa emissão.
Veja o passo a passo e os requisitos necessários.
Para realizar transações online, você deve ter uma boa organização financeira e saber quais são os limites e obrigações do regime de tributação no qual está inserido. Ao abrir um negócio, sugere-se buscar ajuda especializada de um contador, que poderá auxiliá-lo na modalidade mais adequada para o seu caso.
Essa escolha vai impactar diretamente a forma de gerar nota fiscal eletrônica. Para o Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, o faturamento anual deve ser de até 81 mil reais e a obrigação da emissão de nota fiscal eletrônica é apenas quando há alguma venda para pessoa jurídica.
Se o seu faturamento é maior, a sua marca pode ser enquadrada como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP). No primeiro caso, o limite de faturamento é de até 360 mil reais anuais e de 4,8 milhões no segundo caso.
Como esses modelos têm um regime compartilhado de arrecadação, as empresas precisam emitir notas fiscais para todas as vendas realizadas a fim de justificar todos os recebimentos e pagar os impostos devidos.
A Secretaria da Fazenda de cada estado é responsável por reconhecer o CNPJ da sua empresa e credenciá-lo para emitir notas fiscais eletrônicas. Nesse caso, a forma de credenciamento pode mudar de estado para estado, assim como o regime de tributação.
Em alguns casos, ao acessar o certificado digital, essa validação pode ser feita de forma automática, mas em outros, é preciso pedir a liberação no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Hoje, existem 3 tipos de notas fiscais eletrônicas em vigor no Brasil. Assim, é preciso entender qual a função de cada uma para emiti-las com a finalidade correta. A nota fiscal de produto (NF-e) é utilizada para a venda de produtos e é gerada na Sefaz de cada estado.
Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) é emitida para a comprovação da prestação de serviços, seja no ambiente online, seja no offline.
Por isso, se você é produtor digital ou afiliado e presta o seu serviço para outra pessoa, esse é o tipo de nota a ser emitida. Nesse caso, o vínculo da nota se dá com a prefeitura da cidade em que o serviço foi prestado.
A última modalidade é a nota fiscal de consumidor (NFC-e), que vem substituindo o cupom fiscal que antes era emitido junto ao produto na hora da compra. A NFC-e é emitida pela Sefaz e surgiu como alternativa para a diminuição de uso de papel.
Para emitir uma NF-e, será preciso utilizar um certificado digital. O certificado é a assinatura digital de uma empresa e é ele que garante que o documento emitido foi autorizado pelo CNPJ do seu negócio, evitando que outras pessoas forneçam documentos em seu nome e envolva o seu CNPJ em operações fraudulentas.
O certificado deve ser emitido por autoridade certificadora credenciada ao ICP-BR e, atualmente, existem duas opções: A1 e A3. Por isso, antes de adquirir, pesquise mais sobre esse assunto e verifique qual é o mais adequado à sua necessidade.
Antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas, busque um software que possa auxiliar a emissão, gestão e organização das notas fiscais. Esse tipo de serviço ajuda na desburocratização e auxilia no controle financeiro do seu negócio.
Existem inúmeros sistemas que oferecem esse serviço e a grande vantagem é que eles disponibilizam recursos, como gerar notas baseadas em notas anteriores, salvam informações para utilizar em novas notas e calculam automaticamente o valor das tributações a serem pagas.
Se você utiliza algum software, alguns campos já podem vir preenchidos automaticamente, como o número da NF-e e a data de emissão. De qualquer forma, é preciso verificar todos os dados de preenchimento obrigatório antes de enviar a nota fiscal ao órgão fiscalizador.
Inicialmente, devem ser preenchidos os dados do emitente, como o CNPJ, a razão social, o endereço e a inscrição estadual ou municipal.
Depois, é hora de colocar os dados do destinatário, no caso o cliente para quem você vendeu o produto ou prestou algum serviço. Assim, será necessário colocar o CNPJ e a razão social, caso seja pessoa jurídica, ou o CPF e o nome completo, no caso de pessoa física, além do endereço completo.
É preciso ainda identificar quais foram os produtos ou serviços prestados detalhadamente. Assim, constará o nome ou identificação completa do produto, tipo, quantidade, preço do valor unitário, valor total e forma de pagamento.
Além dessas informações, algumas relativas aos códigos de identificação precisarão ser acrescentadas.
O código fiscal de operações e prestações (CFOP) é um número que identifica se a NF-e será emitida para venda, transferência, devolução ou se ela é uma venda para dentro ou para fora do estado.
Outro código necessário é o da identificação do produto para a correta dedução de impostos. É preciso verificar uma lista que, normalmente, fica disponibilizada no site da Sefaz.
Há ainda a necessidade de colocação da NCM e do CEST. A Nomenclatura Comum do Mercosul é uma numeração de 8 dígitos que tem como função identificar mercadorias do Brasil e de outros países.
Já o Código Especificador de Operação Tributária tem o objetivo de uniformizar produtos sujeitos ao regime de substituição tributária. O NCM deve constar nas notas de todos os produtos e o CEST precisa constar apenas naqueles em que é possível realizar a substituição tributária.
Para realizar essas identificações de forma correta, procure um contador ou um especialista da área para não incorrer em nenhum crime ou sonegação tributária.
